ALGEMENE VOORWAARDEN Gentle Heart Sense (GHS)

Deze algemene voorwaarden gaan in op 17 juli 2022.

Op deze pagina vindt u de volledige tekst van de algemene voorwaarden. Lees deze zorgvuldig. Bij vragen kunt u contact opnemen met Gentle Heart Sense.

1. INSCHRIJVEN
   • Inschrijven of aanmelden kan via het contactformulier op de website of per e-mail naar info@gentleheartsense.nl
   • Alle activiteiten worden gehouden onder voorbehoud van voldoende inschrijvingen.
   • Inschrijvingen worden behandeld in volgorde van binnenkomst.
   • Na de inschrijving ontvangt u een e-mail met de bevestiging van de inschrijving en de nodige extra informatie en wordt u uitgenodigd voor een verkennend en informatief telefonisch contact.
   • De inschrijving is een bevestiging dat u akkoord gaat met de algemene voorwaarden van Gentle Heart Sense.
   • De inschrijving is definitief zodra de betaling is ontvangen.

2. INTAKE- EN KENNISMAKINGSGESPREK EN INSCHRIJVING
   • Voor de start van een mindfulnesstraining of coachingstraject vindt vooraf een intake- en kennismakingsgesprek plaats.
   • Afhankelijk van het intakegesprek is de inschrijving definitief. Het staat Gentle Heart Sense vrij om op basis van dit intake gesprek te besluiten de kandidaat niet te laten deelnemen. 

3. BETALINGSVOORWAARDEN
   • De deelnemer ontvangt een factuur per e-mail.
   • De factuur dient binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
   • Indien de training start binnen deze 14 dagen dient het bedrag uiterlijk voor aanvang van de training te zijn overgemaakt.
   • Indien het voor een deelnemer niet mogelijk is om binnen 14 dagen de factuur te voldoen dan worden hier tijdens het intake gesprek of via e-mail afspraken over gemaakt met Gentle Heart Sense.
   • Indien de werkgever of zorgverzekeraar vergoed, dient u zelf de factuur te betalen en de vergoeding te verhalen bij de zorgverzekeraar of werkgever.
   • Bij te late betaling worden administratiekosten in rekening gebracht.
   • Bij een eventuele incassoprocedure worden de kosten voor incasseren bij de deelnemer in rekening gebracht.
   • Bij te late betaling kan de deelnemer geen rechten aan zijn inschrijving ontlenen. Het staat Gentle Heart Sense dan vrij een ander op die plaats te laten deelnemen.
   • Bij creditering zal Gentle Heart Sense de gecrediteerde bedragen binnen 14 dagen na datum van de creditfactuur terugstorten.

4. ANNULERING EN ANNULERINGSKOSTEN
   • Annuleren kan via e-mail. De datum van ontvangst van e-mail is bindend.
   • Bij annulering tot vier weken voor de startdatum van het programma wordt 40,- euro in rekening gebracht.
   • Bij annulering van vier weken tot een week voor de startdatum van het programma wordt 50 procent van het cursusgeld in rekening gebracht.
   • Annulering binnen een week voorafgaand aan de startdatum betekent dat het volledige cursusgeld verschuldigd blijft, ook indien dit bedrag nog niet (volledig) is voldaan, en geen restitutie plaatsvindt.
   • Bij het voortijdig afbreken of missen van bijeenkomsten vindt geen restitutie plaats.
   • In uitzonderingsgevallen kan van de annuleringsvoorwaarden afgeweken worden. Dit ter beoordeling van Gentle Heart Sense. 

5. ANNULERING EN ANNULERINGSKOSTEN INDIVIDUELE TRAJECTEN
   • Individuele afspraken dienen bij verhindering uiterlijk 24 uur van tevoren worden afgezegd, telefonisch of per sms (06-11410743). Indien bij verhindering tenminste 24 uur van tevoren wordt afgezegd, wordt de gereserveerde tijd niet in rekening gebracht.
   • Bij te laat afmelden (korter dan 24 uur voor de geplande afspraak) voor een intake-kennismakingsgesprek wordt 40,- euro in rekening gebracht.
   • Bij te laat afmelden (korter dan 24 uur voor de geplande afspraak) voor een individuele afspraak voor coaching wordt de afspraak volledig in rekening gebracht.

6. VERZETTEN EN VERSCHUIVEN VAN DATA
   • Het verzetten of verschuiven van deelname aan een programma, naar een andere datum, geldt als annuleren. Dit kan alleen na instemming van Gentle Heart Sense en na betaling van de bijbehorende administratiekosten.

7. AFWEZIGHEID TRAINER: MINDFULNESS-TRAININGEN-COACHING
   • Gentle Heart Sense behoudt zich het recht om mindfulness-trainingen en coaching afspraken af te zeggen en/of te verzetten. Dit geldt alleen bij onvoorziene en uitzonderlijke omstandigheden en met opgave van reden.
   • Gentle Heart Sense zal op een nader bepalende datum een vervangende sessie aanbieden. Indien dat niet mogelijk is, of wanneer de deelnemer niet kan op de nieuw geplande datum, zal het volledige cursusgeld of een toepasselijk deel daarvan worden gerestitueerd. Gemaakte kosten anders dan het cursusgeld kunnen niet op Gentle Heart Sense worden verhaald.
   • Gentle Heart Sense heeft het recht om de gehele cursus te annuleren. Bij het niet doorgang vinden van een training vanwege te weinig aanmeldingen worden de deelnemers uiterlijk 2 weken voor aanvang van de training via e-mail ingelicht. Uiteraard vindt in deze gevallen restitutie van de betaling plaats.
   • Gentle Heart Sense vergoedt maximaal het bedrag van de cursuskosten. Eventueel hieruit vloeiende schade kan niet op Gentle Heart Sense worden verhaald.

8. VERTROUWELIJKHEID, PRIVACY EN BEVEILIGING
   • Persoonsgegevens van deelnemers worden in een deelnemersbestand opgenomen. Dit wordt niet verstrekt aan derden. De gegevens worden gebruikt om contact te onderhouden met de deelnemer ten aanzien van de begeleiding en informatie om deelnemers op de hoogte te houden van de activiteiten van Gentle Heart Sense.
   • Bij een inschrijving of overeenkomst met Gentle Heart Sense geeft de deelnemer toestemming akkoord te gaan met de voorwaarden van Gentle Heart Sense om de ingevulde persoonsgegevens te gebruiken voor de overeenkomst/inschrijving. Het betreft naam, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer en email adres en eventueel zelf doorgegeven persoonlijke informatie.
   • Gentle Heart Sense zal de persoonlijke gegevens strikt vertrouwelijk behandelen, en worden enkel en uitsluiten voor administratieve doeleinden gebruikt.
   • De deelnemer is gerechtigd om een verzoek in te dienen om zijn persoonlijke gegevens te laten verwijderen bij Gentle Heart Sense, op de wettelijke administratie na.
   • Uitsluitend in overleg met de deelnemer en een ondertekend toestemmingsformulier mag Gentle Heart Sense andere zorgverleners informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
   • Gentle Heart Sense gaat zorgvuldig met u gegevens met betrekking tot u gezondheid om en verwerkt deze gegevens in een beveiligd elektronisch cliënten dossier. Gentle Heart Sense heeft als enige toegang tot de gegevens in uw dossier. Onbevoegden hebben geen toegang tot u dossier.
   • Uitsluitend in overleg met u en een ondertekend toestemmingsformulier mag Gentle Heart Sense andere zorgverleners informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
   • Als een deelnemer zich niet prettig voelt over het gebruik van zijn of haar gegevens door Gentle Heart Sense dan kan ten alle tijden contact worden opgenomen met Gentle Heart Sense.
   • De deelnemer heeft het recht om een klacht in te dienen over de manier waarop Gentle Heart Sense met zijn of haar persoonsgegevens omgaat bij Autoriteit Persoonsgegevens.
   • Het bezoek van de klant aan de website van Gentle Heart Sense is beveiligd door een SSL-certificaat. Dit betekent dat de verbinding privé is, wat te herkennen is aan het groene slotje voor de URL

9. MAKEN VAN OPNAMES
   Het gebruik van beeld- of geluidsdragers in de ruimste zin van het woord (foto, film, video, tape) is gedurende de activiteiten van Gentle Heart Sense uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van Gentle Heart Sense en deelnemers.
10. COPYRIGHT

De deelnemer gaat ermee akkoord dat het niet is toegestaan de audio bestanden en het werkboek te laten kopiëren, zonder toestemming van Gentle Heart Sense.

11. KLACHTENREGELING

Gentle Heart Sense hecht veel belang aan tevreden relaties. Gentle Heart Sense werkt voortdurend aan de verbetering en kwaliteit van haar dienstverlening. Waar gewerkt wordt worden helaas soms ook fouten gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien een activiteit of ander aspect van Gentle Heart Sense niet verloopt volgens verwachting dan verzoeken wij u vriendelijk om zo spoedig mogelijk contact op te nemen met Gentle Heart Sense en ons op de hoogte te stellen. Gentle Heart Sense zoekt graag samen met u naar een passende oplossing en neemt u op- en aanmerkingen serieus.

• Indienen van een klacht: Wij stellen het bijzonder op prijs wanneer we voorafgaande aan het indienen van een formele klacht, in gesprek kunnen gaan om uw klacht te bespreken. Mocht u dit om welke reden niet willen dan kunt u de klacht schriftelijk indienen. U kunt de brief richten aan Mevrouw D.Steentjes
• Gentle Heart Sense kan geen groepsklachten in behandeling nemen.
• Verloop van de klachtenprocedure: de ontvangst van uw klacht wordt zo snel mogelijk na binnenkomst bevestigd. Gentle Heart Sense neemt zo spoedig mogelijk contact met u op (binnen 7 werkdagen) om tot een oplossing te komen.
• Indien de klacht niet tot tevredenheid wordt opgelost, moet deze binnen een maand na datum bij Gentle Heart Sense per e-mail worden ingediend.
• Elke klacht wordt door Gentle Heart Sense vertrouwelijk behandeld en wordt door Gentle Heart Sense binnen vier weken afgehandeld. Mocht dit om welke reden dan ook niet mogelijk zijn, dan wordt u hierover geïnformeerd met opgave van redenen.
• Na het afhandelen van de klachten procedure ontvangt u van Gentle Heart Sense een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.
• Alle aspecten van uw klacht worden schriftelijk vastgelegd. Gentle Heart Sense gaat zorgvuldig en vertrouwelijk met de verkregen informatie om.
• Bewaartermijn: Klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd en voor de duur van drie jaren bewaard.
• Gentle Heart Sense werkt met de Klachtenregelingvan de Vereniging Mindfulness Based Trainers (VMBN), betreffende het zorgaanbod MBSR/MBCT t.b.v. cliënten.

Geschillen: Op alle eventuele geschillen tussen Gentle Heart Sense en de deelnemer aan de activiteiten van Gentle Heart Sense is het Nederlands recht van toepassing. Uitsluitend een Nederlandse rechter is bevoegd van deze geschillen kennis te nemen. De geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter binnen het arrondissement in Den-Haag.

12. ALGEMENE OPMERKINGEN

• Gentle Heart Sense heeft een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Indien en voor zover om welke redenen dan ook geen uitkering krachtens genoemde verzekering mocht plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot een bedrag gelijk aan het honorarium.
• Gentle Heart Sense zal bij het inschakelen van niet tot haar organisatie behorende derden de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Iedere aansprakelijkheid voor tekortkomingen van deze derden is uitgesloten.
• Het met een opdracht gevormde dossier zal gedurende 5 jaar worden bewaard. Daarna zal het worden vernietigd.
• Mindfulnesstrainingen: De deelnemer is op de hoogte van de voordelen, beperkingen en mogelijke bijeffecten van de mindfulnesstraining. De training houdt in: training in methodes voor aandacht en ontspanning, aandachtige yoga oefeningen en korte oefeningen om ‘aandachtig zijn’ in het dagelijks leven toe te passen.
• Verantwoordelijkheid mindfulnesstrainingen
  De deelnemer weet dat als hij/zij bepaalde oefeningen om welke reden dan ook niet kan doen, of als hij/zij het niet verstandig acht deze oefeningen mee te doen, zowel tijdens de bijeenkomsten als thuis, dat hij/zij vrij is om deze oefeningen niet te doen. De deelnemers weet dat hij/zij Gentle Heart Sense niet verantwoordelijk kan stellen voor letsel als gevolg van deze oefeningen.
• Deze algemene voorwaarden zijn bedoeld om duidelijkheid te verschaffen/ onduidelijkheid te voorkomen.

Praktische gegevens

Gentle Heart Sense is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder registratienummer 85574686. Eigenaar is mevrouw D. Steentjes.

Adresgegevens 
Postadres: Dreesplein 45, 2672EA Naaldwijk

Telefoon: 06-11410743

E-mail: info@gentleheartsense.nl
www.gentleheartsense.nl

Neem gerust contact op bij vragen en/of opmerkingen.

Danielle Steentjes